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En el dinámico panorama empresarial actual, la productividad no es solo un objetivo, sino una necesidad para la supervivencia y el crecimiento. La combinación de la inteligencia artificial de Gemini con la suite colaborativa de Google Workspace ofrece una sinergia poderosa para transformar la forma en que las empresas operan. 

En la actualidad estas herramientas, utilizadas estratégicamente, pueden optimizar flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones y liberar el potencial creativo de los equipos.

Este artículo te proporcionará 10 consejos prácticos para maximizar la productividad de tu empresa utilizando Gemini y Google Workspace, junto con una guía paso a paso para implementar algunas de las integraciones clave, diferenciando claramente las funcionalidades disponibles en las versiones gratuitas de Gmail/Google Workspace y las que requieren una suscripción de pago a Google Workspace con el complemento de IA generativa (Gemini para Workspace).

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El dúo dinámico: Gemini y Google Workspace

Google Workspace ya es un pilar para muchas empresas, ofreciendo herramientas como Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets y Meet que facilitan la comunicación y la colaboración. La llegada de Gemini, el modelo de IA multimodal de Google, eleva esta suite a un nuevo nivel. Gemini puede analizar, resumir, generar contenido, y asistir en innumerables tareas, actuando como un asistente inteligente incrustado directamente en tus herramientas de trabajo diarias.

10 Tips para Disparar la Productividad con Gemini y Google Workspace

Aquí te detallo cómo aprovechar Gemini, indicando qué características están disponibles para usuarios gratuitos y cuáles requieren una suscripción a Google Workspace.

0. El paso cero es activar la integración o conexión de Gemini con Google Workspace, como se indica en las imágenes siguientes (busca la aplicación de Gemini desde tu correo de Gmail o ingresa a https://gemini.google.com/):

 Estando de Gemini, dar clic en el ícono de configuración (imagen de piñón que se encuentra en la esquina inferior izquierda) y luego en el menú, dar clic en Apps.

 

 

Se desplegará una sección titulada “productividad” donde deberás activar la conexión con las aplicaciones, dando clic en el óvalo gris. 

Y finalmente se abre un cuadró donde deberás confirmar el deseo de conectar Gemini con Google Workspace, dando clic en la palabra “Conectar”.

 

Desde ahora, cuando estés en Gemini podrás darle instrucciones que tengan incidencia en tus otras aplicaciones de WorkSpace, simplemente digitando el carácter @ y eligiendo la aplicación deseada. Con esto ya puedes darle instrucciones a Gemini para que opere sobre las aplicaciones que usa.

 

1. Automatización Inteligente de Correos Electrónicos con Gmail y Gemini:

• Concepto: Reduce el tiempo dedicado a la redacción de correos electrónicos rutinarios. Gemini puede generar borradores de respuestas, resúmenes de hilos largos o incluso sugerir el tono adecuado.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Gmail: Funcionalidades básicas de respuesta inteligente y redacción asistida (Smart Compose) están disponibles para sugerir palabras y frases mientras escribes. 
  • Las versiones pagas de Google Workspace pueden acceder a los resúmenes de hilos largos y la generación de borradores.

Cómo usarlo: Para hilos largos, busca la opción de "resumir" en la parte superior del correo. Y para redactar un correo en Gmail, busca las sugerencias de Gemini (a menudo indicadas con un icono de "ayuda" o "asistencia de IA"). Le escribes cuál es la ayuda que deseas y luego simplemente haz clic para aceptar o modificar (te sorprenderá). 

2. Creación de Contenido Acelerada en Google Docs:

• Concepto: Supera el bloqueo del escritor y acelera la creación de documentos, propuestas, informes y más. Gemini puede generar ideas, esquemas, borradores completos o reescribir secciones.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Docs: Algunas sugerencias básicas de escritura y corrección ortográfica/gramatical están disponibles. Sin embargo, la función "Ayúdame a escribir" y la generación de contenido extenso por IA son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Dentro de Google Docs, utiliza la función de "Ayúdame a escribir" (a menudo accesible a través de un botón o menú contextual). Describe lo que necesitas y Gemini comenzará a generar texto. Puedes refinar y editar según sea necesario.

3. Análisis y Resumen de Datos Eficiente en Google Sheets:

• Concepto: Transforma datos crudos en información accionable rápidamente. Gemini puede ayudarte a interpretar grandes conjuntos de datos, identificar tendencias, generar gráficos sugeridos y responder preguntas complejas sin necesidad de fórmulas complejas.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Sheets: En el menú “Datos”, encontrarás herramientas útiles como limpieza de datos, que podrás aplicar sin necesidad de escribir fórmulas. 
  • Las capacidades avanzadas de análisis conversacional y resumen inteligente con Gemini son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): En Google Sheets, usa la función de "Análisis de datos" o "Explorar" (ubicada generalmente en la esquina inferior derecha). Puedes escribir preguntas en lenguaje natural sobre tus datos y Gemini intentará responderlas o visualizar la información.

 

4. Planificación Inteligente de Reuniones con Google Calendar y Gemini:

• Concepto: Optimiza la programación y preparación de reuniones. Gemini puede sugerir horarios óptimos basándose en la disponibilidad de los participantes y generar agendas o resúmenes post-reunión.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Calendar: La función de encontrar horarios disponibles para los invitados es básica. Las sugerencias avanzadas de horarios basadas en IA, la generación de agendas y los resúmenes post-reunión de Meet son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Al crear un evento en Google Calendar, Gemini puede sugerir horarios cuando todos los invitados estén disponibles. Después de una reunión, puedes pedirle a Gemini (a través de Google Meet integrado con Docs) que genere un resumen de los puntos clave y las acciones.

5. Gestión de Proyectos Asistida por IA con Google Tasks/Keep y Gemini:

• Concepto: Convierte ideas y discusiones en tareas claras y asignables. Gemini puede desglosar grandes proyectos en pasos más pequeños y sugerir fechas límite o responsables.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Tasks/Keep: Puedes crear listas y notas manualmente. La asistencia de Gemini para desglosar tareas complejas o generar elementos de acción a partir de notas es exclusiva de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Mientras tomas notas en Google Keep o utilizas Google Tasks, Gemini puede ayudarte a identificar elementos de acción y transformarlos en tareas estructuradas.

6. Búsqueda y Organización de Información Optimizada en Google Drive:

• Concepto: Encuentra documentos relevantes más rápido y organiza tu información de manera más intuitiva. Gemini puede ayudarte a categorizar archivos, sugerir etiquetas y resumir el contenido de documentos sin abrirlos.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Drive: La búsqueda de Drive es potente para encontrar archivos por nombre o contenido. La capacidad de resumir el contenido de documentos sin abrirlos y la categorización avanzada asistida por IA son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Aunque la integración directa de Gemini en la búsqueda de Drive es más sutil, puedes usar Gemini en Docs o Sheets para resumir el contenido de un documento que hayas encontrado, decidiendo rápidamente si es el que buscas.

7. Creación de Presentaciones Impactantes en Google Slides:

• Concepto: Diseña presentaciones cautivadoras en una fracción del tiempo. Gemini puede generar ideas para diapositivas, crear esquemas, o incluso redactar el texto base de tu presentación.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Slides: Ofrece plantillas y herramientas de diseño manual. La generación de contenido, esquemas y texto base para diapositivas asistida por IA es exclusiva de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Dentro de Google Slides, puedes usar funciones de asistencia para generar contenido o estructura. Describe tu tema y Gemini te dará sugerencias de diapositivas y puntos clave.

8. Mejora de la Comunicación y Colaboración en Google Meet:

• Concepto: Facilita reuniones más productivas y eficientes. Gemini puede ofrecer subtítulos en tiempo real, traducir conversaciones y resumir puntos clave de la reunión.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Meet: Ofrece subtítulos en vivo en el idioma de la conversación. La traducción en tiempo real, la toma de notas automática y los resúmenes inteligentes de reuniones con puntos de acción son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Durante una llamada de Google Meet, activa los subtítulos en vivo. Para resúmenes, si la reunión se graba y se transcribe, Gemini puede analizar la transcripción para generar puntos destacados y acciones.

9. Automatización de Flujos de Trabajo Personalizados con Apps Script y Gemini:

• Concepto: Para usuarios avanzados, Gemini puede asistir en la creación de scripts personalizados en Google Apps Script, automatizando tareas repetitivas en todo Google Workspace.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Apps Script: Puedes escribir scripts manualmente. La asistencia de Gemini para generar o depurar código en Apps Script es una capacidad avanzada de Gemini, generalmente vinculada a Google Workspace o herramientas de desarrollo específicas.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace o acceso a plataformas de desarrollo): Si tienes una tarea repetitiva, puedes describir lo que quieres automatizar en lenguaje natural a Gemini. Te puede ayudar a escribir o depurar código en Apps Script para conectar diferentes aplicaciones de Workspace.

10. Capacitación y Adopción Continua:

• Concepto: La tecnología es tan buena como la gente que la usa. Invierte en la capacitación de tus equipos para que entiendan y aprovechen al máximo las capacidades de Gemini y Google Workspace.
• Funcionalidad: Aplicable tanto a versiones gratuitas como de pago.
• Cómo aplicarlo: Organiza talleres internos, crea guías rápidas o designa "campeones" internos que puedan ayudar a sus compañeros a explorar y adoptar estas herramientas. La capacitación es crucial para el éxito de cualquier implementación tecnológica, sin importar la versión del software.

Conclusión

Si bien las versiones gratuitas de Gmail y Google Workspace ofrecen herramientas colaborativas sólidas y algunas funcionalidades básicas de IA, las capacidades avanzadas de Gemini, que realmente transforman la forma de trabajar, residen en las suscripciones de pago a Google Workspace con los complementos de IA generativa.

Puedes acceder a estas herramientas que van a potenciar tu productividad, con un descuento especial y con 15 días gratis aquí.

Guía completa para evitar ataques cibernéticos por correo electrónico corporativo.

El correo electrónico corporativo es una herramienta esencial para la comunicación personal y profesional. Sin embargo, también es una de las principales vías de entrada para los ciberdelincuentes. Phishing, ransomware y otras amenazas acechan en cada clic, poniendo en riesgo tu información personal y profesional.  Hemos identificado que las personas en las empresas colombianas, están cayendo con mucha frecuencia en los engaños de los ciberdelincuentes, que emplean con gran habilidad las técnicas del phishing (suplantación de identidad digital).

El phishing es una técnica de ingeniería social utilizada para obtener información confidencial de forma fraudulenta. Los atacantes suelen enviar correos electrónicos, mensajes de texto o mensajes instantáneos que parecen provenir de una fuente confiable, como un banco, una empresa o incluso a través de un virus tipo troyano pueden tomar el control de uno de tus contactos conocidos y enviarte mensajes falsos desde su cuenta de correo. 

¿Cómo funciona el phishing?

El objetivo principal del phishing es engañar a las víctimas para que revelen información personal sensible, como contraseñas, números de tarjetas de crédito o datos de cuentas bancarias. Para lograrlo, los atacantes emplean diversas tácticas:

• Urgencia: Crean un sentido de urgencia o miedo para presionar a las víctimas a tomar decisiones apresuradas.
• Legitimidad: Simulan ser entidades conocidas y confiables para ganar la confianza de las víctimas.
• Personalización: Personalizan los mensajes para que parezcan más auténticos.

Ejemplos comunes de phishing:

• Correos electrónicos falsos: Suplantan la identidad de bancos, tiendas en línea o servicios de correo electrónico para solicitar información personal.
• Enlaces maliciosos: Dirigen a las víctimas a sitios web falsos diseñados para robar sus datos.
• Archivos adjuntos infectados: Contienen malware que puede infectar el dispositivo de la víctima.

¿Cómo protegerse del phishing e identificar un correo electrónico sospechoso?

• Desconfía de los mensajes no solicitados: Verifica la dirección del remitente, aunque sea de tus contactos conocidos, desconfía si te pide con urgencia hacer clic en enlaces o descargar archivos adjuntos, duda más del mensaje si tiene errores ortográficos o gramaticales.
• No hagas clic en enlaces sospechosos: Introduce manualmente las direcciones web en tu navegador y evita hacer clic en enlaces que te lleven a páginas desconocidas o que soliciten información personal.
• No descargues archivos adjuntos de remitentes desconocidos especialmente si tienen extensiones .exe, .zip o .rar.
• Utiliza contraseñas fuertes y únicas
• Habilita la autenticación de dos factores para acceder a tu correo electrónico corporativo
• Mantén actualizado tu software
• Solicitudes urgentes: Los ciberdelincuentes suelen apelar a la urgencia para que actúes impulsivamente.
• Ofertas demasiado buenas para ser ciertas: Desconfía de promociones o sorteos que prometen grandes recompensas sin esfuerzo.
• Busca el logotipo de la empresa: Los correos legítimos suelen incluir el logotipo de la empresa en la firma.
• Revisa la ortografía y gramática: Los correos fraudulentos suelen tener errores ortográficos y gramaticales.
• Busca información en línea: Si tienes dudas, busca información sobre la empresa o la promoción en línea.

¿Dónde consultar sobre la veracidad de un mensaje?

Existen varias herramientas en línea que pueden ayudarte a verificar la autenticidad de un correo electrónico o mensaje de WhatsApp, algunas de ellas son:

• Google o buscador similar: Los atacantes normalmente envían los mismos mensajes a miles de personas en todo el mundo. Coloca parte del mensaje recibido en tu buscador preferido, si se trata de un ataque, seguramente encontrarás artículos que hablen de este mensaje, indicando el daño que puede causar o que ha ocasionado.
• VirusTotal: www.virustotal.com – Permite analizar archivos y URLs en busca de malware.
• PhishTank: www.phishtank.com – Una base de datos colaborativa de sitios de phishing.
• Have I Been Pwned: www.haveibeenpwned.com – Verifica si tu correo electrónico ha sido comprometido en una brecha de datos.

Consejos adicionales para proteger tu correo electrónico corporativo

• Sé cauteloso con las redes públicas Wi-Fi: Evita realizar transacciones financieras o acceder a información confidencial en redes Wi-Fi públicas.
• Educa a tus empleados: Si trabajas en una empresa, organiza capacitaciones para concienciar a tus empleados sobre los riesgos del phishing y otras amenazas en la red. Empresas especializadas en seguridad informática y servidores web, como Konection te pueden brindar este servicio.

Conclusión

El phishing es una amenaza constante, pero con las herramientas y conocimientos adecuados, puedes protegerte a ti mismo y a tu empresa. Al seguir estos consejos y estar atento a las señales de alerta, podrás navegar por tu bandeja de entrada de tu correo electrónico corporativo de forma segura y evitar caer en las trampas de los ciberdelincuentes.

¡Recuerda! La mejor defensa contra el phishing es la prevención. Mantente informado, sé cauteloso y no dudes en consultar a un experto si tienes alguna duda.

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El evento abre sus puertas este martes 19 de abril.
 
Este año los escritores risaraldenses tendrán nuevamente una ventana abierta para hacer más visibles sus obras en la reconocida vitrina de la Feria Internacional de Libro de Bogotá -Filbo-, que abre sus puertas al mundo literario y a la industria editorial este martes 19 de abril.

El departamento está de regreso a este evento por iniciativa del gobernador Sigifredo Salazar Osorio, luego de cinco años de ausencia y gracias a un convenio entre la Dirección de Cultura de Risaralda y el Instituto de Cultura y Fomento al Turismo de Pereira.

Las actividades de Risaralda y Pereira dentro del programa general de la Feria inician oficialmente el jueves 21 de abril con el conversatorio sobre el libro ‘Pereira nació mujer’ a cargo de la periodista y escritora Patricia Zorro Arellano. El trío instrumental Bachué tendrá a su cargo la presentación artística.

Dentro de la agenda, se contemplan jornadas principales. La primera, el viernes 22 de abril establecido como el ‘Día de Risaralda en la Filbo’, en el que se rendirá homenaje a los escritores risaraldenses. El evento central está previsto para las 12 del día con una charla del escritor Guillermo Gamba López, en la carpa Vip.

Adicionalmente, para el día jueves 28 de abril, se realizará el ‘Día de Risaralda en la Casa Fiscal’ con la presencia del gobernador Sigifredo Salazar Osorio.

Allí, en acto que tendrá lugar a las 7 de la noche,  se hará la presentación de los libros: ‘Dosquebradas, Industria y Región 1880 – 1980’ del autor Julián Chica y ‘Un vuelo de color’ de Juan Carlos Noreña Toro.

Previamente, durante todo el día, estarán en escena 70 artistas de Dosquebradas quienes ofrecerán su espectáculo en danza, teatro callejero, música tradicional, poesía, entre otras manifestaciones artísticas.

La exposición Itinerarios del vértigo de la artista pereirana Sandra Silva, Licenciada en Artes Visuales de la Universidad Tecnológica de Pereira, Joven Investigadora de COLCIENCIAS durante dos periodos consecutivos y Doctorado Nacional.

[Su] Versión una exposición del artista e historiador colombiano Carlos Uribe, quien consolido su carrera como artista en los años 90, con una importante participación en eventos nacionales e internacionales.

El artista argentino Gustavo Germano con las obras distancias y ausencias. La posibilidad de traducir en imágenes los sentidos de experiencias como la desaparición y el exilio, en el contexto de las prácticas de totalitarismo y dictadura militar.

Dirección:
Av. de las Américas (Sur) No.19 - 88 Pereira - Colombia.
Mayor información:
Teléfono: (57)(6)3172828 - 3217469
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