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En el dinámico panorama empresarial actual, la productividad no es solo un objetivo, sino una necesidad para la supervivencia y el crecimiento. La combinación de la inteligencia artificial de Gemini con la suite colaborativa de Google Workspace ofrece una sinergia poderosa para transformar la forma en que las empresas operan. 

En la actualidad estas herramientas, utilizadas estratégicamente, pueden optimizar flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones y liberar el potencial creativo de los equipos.

Este artículo te proporcionará 10 consejos prácticos para maximizar la productividad de tu empresa utilizando Gemini y Google Workspace, junto con una guía paso a paso para implementar algunas de las integraciones clave, diferenciando claramente las funcionalidades disponibles en las versiones gratuitas de Gmail/Google Workspace y las que requieren una suscripción de pago a Google Workspace con el complemento de IA generativa (Gemini para Workspace).

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El dúo dinámico: Gemini y Google Workspace

Google Workspace ya es un pilar para muchas empresas, ofreciendo herramientas como Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets y Meet que facilitan la comunicación y la colaboración. La llegada de Gemini, el modelo de IA multimodal de Google, eleva esta suite a un nuevo nivel. Gemini puede analizar, resumir, generar contenido, y asistir en innumerables tareas, actuando como un asistente inteligente incrustado directamente en tus herramientas de trabajo diarias.

10 Tips para Disparar la Productividad con Gemini y Google Workspace

Aquí te detallo cómo aprovechar Gemini, indicando qué características están disponibles para usuarios gratuitos y cuáles requieren una suscripción a Google Workspace.

0. El paso cero es activar la integración o conexión de Gemini con Google Workspace, como se indica en las imágenes siguientes (busca la aplicación de Gemini desde tu correo de Gmail o ingresa a https://gemini.google.com/):

 Estando de Gemini, dar clic en el ícono de configuración (imagen de piñón que se encuentra en la esquina inferior izquierda) y luego en el menú, dar clic en Apps.

 

 

Se desplegará una sección titulada “productividad” donde deberás activar la conexión con las aplicaciones, dando clic en el óvalo gris. 

Y finalmente se abre un cuadró donde deberás confirmar el deseo de conectar Gemini con Google Workspace, dando clic en la palabra “Conectar”.

 

Desde ahora, cuando estés en Gemini podrás darle instrucciones que tengan incidencia en tus otras aplicaciones de WorkSpace, simplemente digitando el carácter @ y eligiendo la aplicación deseada. Con esto ya puedes darle instrucciones a Gemini para que opere sobre las aplicaciones que usa.

 

1. Automatización Inteligente de Correos Electrónicos con Gmail y Gemini:

• Concepto: Reduce el tiempo dedicado a la redacción de correos electrónicos rutinarios. Gemini puede generar borradores de respuestas, resúmenes de hilos largos o incluso sugerir el tono adecuado.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Gmail: Funcionalidades básicas de respuesta inteligente y redacción asistida (Smart Compose) están disponibles para sugerir palabras y frases mientras escribes. 
  • Las versiones pagas de Google Workspace pueden acceder a los resúmenes de hilos largos y la generación de borradores.

Cómo usarlo: Para hilos largos, busca la opción de "resumir" en la parte superior del correo. Y para redactar un correo en Gmail, busca las sugerencias de Gemini (a menudo indicadas con un icono de "ayuda" o "asistencia de IA"). Le escribes cuál es la ayuda que deseas y luego simplemente haz clic para aceptar o modificar (te sorprenderá). 

2. Creación de Contenido Acelerada en Google Docs:

• Concepto: Supera el bloqueo del escritor y acelera la creación de documentos, propuestas, informes y más. Gemini puede generar ideas, esquemas, borradores completos o reescribir secciones.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Docs: Algunas sugerencias básicas de escritura y corrección ortográfica/gramatical están disponibles. Sin embargo, la función "Ayúdame a escribir" y la generación de contenido extenso por IA son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Dentro de Google Docs, utiliza la función de "Ayúdame a escribir" (a menudo accesible a través de un botón o menú contextual). Describe lo que necesitas y Gemini comenzará a generar texto. Puedes refinar y editar según sea necesario.

3. Análisis y Resumen de Datos Eficiente en Google Sheets:

• Concepto: Transforma datos crudos en información accionable rápidamente. Gemini puede ayudarte a interpretar grandes conjuntos de datos, identificar tendencias, generar gráficos sugeridos y responder preguntas complejas sin necesidad de fórmulas complejas.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Sheets: En el menú “Datos”, encontrarás herramientas útiles como limpieza de datos, que podrás aplicar sin necesidad de escribir fórmulas. 
  • Las capacidades avanzadas de análisis conversacional y resumen inteligente con Gemini son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): En Google Sheets, usa la función de "Análisis de datos" o "Explorar" (ubicada generalmente en la esquina inferior derecha). Puedes escribir preguntas en lenguaje natural sobre tus datos y Gemini intentará responderlas o visualizar la información.

 

4. Planificación Inteligente de Reuniones con Google Calendar y Gemini:

• Concepto: Optimiza la programación y preparación de reuniones. Gemini puede sugerir horarios óptimos basándose en la disponibilidad de los participantes y generar agendas o resúmenes post-reunión.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Calendar: La función de encontrar horarios disponibles para los invitados es básica. Las sugerencias avanzadas de horarios basadas en IA, la generación de agendas y los resúmenes post-reunión de Meet son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Al crear un evento en Google Calendar, Gemini puede sugerir horarios cuando todos los invitados estén disponibles. Después de una reunión, puedes pedirle a Gemini (a través de Google Meet integrado con Docs) que genere un resumen de los puntos clave y las acciones.

5. Gestión de Proyectos Asistida por IA con Google Tasks/Keep y Gemini:

• Concepto: Convierte ideas y discusiones en tareas claras y asignables. Gemini puede desglosar grandes proyectos en pasos más pequeños y sugerir fechas límite o responsables.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Tasks/Keep: Puedes crear listas y notas manualmente. La asistencia de Gemini para desglosar tareas complejas o generar elementos de acción a partir de notas es exclusiva de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Mientras tomas notas en Google Keep o utilizas Google Tasks, Gemini puede ayudarte a identificar elementos de acción y transformarlos en tareas estructuradas.

6. Búsqueda y Organización de Información Optimizada en Google Drive:

• Concepto: Encuentra documentos relevantes más rápido y organiza tu información de manera más intuitiva. Gemini puede ayudarte a categorizar archivos, sugerir etiquetas y resumir el contenido de documentos sin abrirlos.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Drive: La búsqueda de Drive es potente para encontrar archivos por nombre o contenido. La capacidad de resumir el contenido de documentos sin abrirlos y la categorización avanzada asistida por IA son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Aunque la integración directa de Gemini en la búsqueda de Drive es más sutil, puedes usar Gemini en Docs o Sheets para resumir el contenido de un documento que hayas encontrado, decidiendo rápidamente si es el que buscas.

7. Creación de Presentaciones Impactantes en Google Slides:

• Concepto: Diseña presentaciones cautivadoras en una fracción del tiempo. Gemini puede generar ideas para diapositivas, crear esquemas, o incluso redactar el texto base de tu presentación.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Slides: Ofrece plantillas y herramientas de diseño manual. La generación de contenido, esquemas y texto base para diapositivas asistida por IA es exclusiva de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Dentro de Google Slides, puedes usar funciones de asistencia para generar contenido o estructura. Describe tu tema y Gemini te dará sugerencias de diapositivas y puntos clave.

8. Mejora de la Comunicación y Colaboración en Google Meet:

• Concepto: Facilita reuniones más productivas y eficientes. Gemini puede ofrecer subtítulos en tiempo real, traducir conversaciones y resumir puntos clave de la reunión.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Google Meet: Ofrece subtítulos en vivo en el idioma de la conversación. La traducción en tiempo real, la toma de notas automática y los resúmenes inteligentes de reuniones con puntos de acción son exclusivas de Google Workspace con complementos de IA generativa.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace para funciones avanzadas): Durante una llamada de Google Meet, activa los subtítulos en vivo. Para resúmenes, si la reunión se graba y se transcribe, Gemini puede analizar la transcripción para generar puntos destacados y acciones.

9. Automatización de Flujos de Trabajo Personalizados con Apps Script y Gemini:

• Concepto: Para usuarios avanzados, Gemini puede asistir en la creación de scripts personalizados en Google Apps Script, automatizando tareas repetitivas en todo Google Workspace.
• Funcionalidad:
  • Versión Gratuita de Apps Script: Puedes escribir scripts manualmente. La asistencia de Gemini para generar o depurar código en Apps Script es una capacidad avanzada de Gemini, generalmente vinculada a Google Workspace o herramientas de desarrollo específicas.
• Cómo aplicarlo (requiere Google Workspace o acceso a plataformas de desarrollo): Si tienes una tarea repetitiva, puedes describir lo que quieres automatizar en lenguaje natural a Gemini. Te puede ayudar a escribir o depurar código en Apps Script para conectar diferentes aplicaciones de Workspace.

10. Capacitación y Adopción Continua:

• Concepto: La tecnología es tan buena como la gente que la usa. Invierte en la capacitación de tus equipos para que entiendan y aprovechen al máximo las capacidades de Gemini y Google Workspace.
• Funcionalidad: Aplicable tanto a versiones gratuitas como de pago.
• Cómo aplicarlo: Organiza talleres internos, crea guías rápidas o designa "campeones" internos que puedan ayudar a sus compañeros a explorar y adoptar estas herramientas. La capacitación es crucial para el éxito de cualquier implementación tecnológica, sin importar la versión del software.

Conclusión

Si bien las versiones gratuitas de Gmail y Google Workspace ofrecen herramientas colaborativas sólidas y algunas funcionalidades básicas de IA, las capacidades avanzadas de Gemini, que realmente transforman la forma de trabajar, residen en las suscripciones de pago a Google Workspace con los complementos de IA generativa.

Puedes acceder a estas herramientas que van a potenciar tu productividad, con un descuento especial y con 15 días gratis aquí.

El teatro desde el enfoque de la identidad y el arraigo, indagando en las posibilidades orales, dancísticas, musicales, rituales y míticas de las comunidades beneficiarias de la propuesta.

PROGRAMACIÓN:

EVENTO: VIAJE A LA RAÍZ
FECHA: Domingo 28 de junio de 2015
HORA: 5:00 p.m.
LUGAR: La Textilería - sala concertada con el Ministerio de Cultura (Carrera 4 # 20-58 Piso 4).
COSTO: Entrada libre
ORGANIZA: Fundación Teatro Cazamáscaras, en el marco del Programa Itinerancias por Colombia del Ministerio de Cultura.
MÁS INFORMACIÓN: 316 4208612 y 317 4486879 Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. y Facebook: La Textilería Sala de Teatro El Paso
Sobre la obra: Calambuco, un niño de 12 años vive con su abuela en un pequeño poblado del Pacífico Colombiano. La historia comienza cuando Calambuco tras despreciar su tierra y tradiciones tira abajo un árbol que lleva su mismo nombre, mientras esto su Abuela es visitada por la Muerte, quien le concede un día más de vida para que pueda resolver sus pendientes antes de llevarla al más allá. Espectáculo familiar que trabaja los títeres bunraku, esperpento y marotes, con manipulación a la vista y música en vivo.

EVENTO: TALLER TEATRO E IDENTIDAD
FECHA: Lunes 29 de junio de 2015
HORA: De 9:00 a. m. a 1:00 p. m. y de 2:00 p. m. a 6:00 p. m.
COSTO: Entrada libre con inscripción previa. Cupo limitado.
LUGAR: Caseta comunal del barrio Camilo Mejía, Frailes - Dosquebradas ORGANIZA: Fundación Teatro Cazamáscaras, en el marco del Programa Itinerancias por Colombia del Ministerio de Cultura, Colectivo Frailes Arte y Asociación Cultural y Teatral El Paso.
MÁS INFORMACIÓN: 300 6405838 y 318 4012231 Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. y Facebook: La Textilería Sala de Teatro El Paso
DIRIGIDO A: docentes, docentes, lÍderes juveniles, promotores de lectura y animadores culturales.
El taller finalizará con una muestra de teatro que ensamble la música y la danza.

 

Mayores informes

TEATRO EL PASO en: Teléfonos: (6) 3255483 y 316 4208612
www.teatroelpaso.com Facebook: Teatro ElPaso
Carrera 4a. # 20-58 Piso 4o. Pereira, Risaralda.
TEATRO CAZAMASCARAS en: Celular: 317 7505555
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